Databehandleravtale

Versjon 1.0, 14. oktober 2026

Denne avtalen gjelder når Ramonor Solutions AS (heretter «Ramonor») behandler personopplysninger på vegne av en kunde som bruker Ramonor Solution. Kunden er behandlingsansvarlig, og Ramonor er databehandler. Avtalen oppfyller kravene i personvernforordningen (GDPR) artikkel 28.

Avtalen bygger på EU-kommisjonens standardavtaleklausuler mellom behandlingsansvarlige og databehandlere (gjennomføringsbeslutning (EU) 2021/915). Klausulene er oversatt til norsk og tilpasset tjenesten. Avtalen er et vedlegg til vilkårene for Ramonor Solution og inngås når kunden aksepterer vilkårene. Ramonor Solution tilbys bare næringsdrivende. Tjenesten tilbys ikke forbrukere.

1.Formål og virkeområde

1.1

Avtalen skal sikre at behandlingen av personopplysninger som Ramonor utfører for kunden, er i samsvar med personvernforordningen (forordning (EU) 2016/679), slik den gjelder i Norge etter personopplysningsloven.

1.2

Avtalen gjelder behandlingen som er beskrevet i Vedlegg II. Partene er angitt i Vedlegg I.

1.3

Kunden er behandlingsansvarlig for opplysninger om egne ansatte, sjåfører og kontaktpersoner som behandles for å levere tjenesten. Ramonor Solutions AS er databehandler for disse opplysningene og behandler dem bare etter kundens instruks.

1.4

Ramonor Solutions AS er selv behandlingsansvarlig for henvendelser via nettsiden, kundeforholdet (avtale, fakturering og kontaktpersoner i rollen som kundekontakt), kontaktopplysninger til verksteder, adminbrukere og sikkerhetslogger. Denne behandlingen er ikke omfattet av avtalen. Den er beskrevet i Ramonors personvernerklæring.

1.5

Vedleggene I til IV er en del av avtalen. Avtalen påvirker ikke de pliktene hver av partene har direkte etter personvernforordningen.

2.Tolkning

2.1

Ord som er definert i personvernforordningen, har samme betydning i avtalen. Det gjelder blant annet «personopplysninger», «behandling», «behandlingsansvarlig», «databehandler», «registrert» og «brudd på personopplysningssikkerheten».

2.2

Avtalen skal tolkes i lys av personvernforordningen.

2.3

Avtalen skal ikke tolkes på en måte som strider mot rettigheter og plikter etter personvernforordningen, eller som svekker de registrertes grunnleggende rettigheter og friheter.

3.Rangordning

3.1

Ved motstrid mellom denne avtalen og vilkårene for tjenesten, eller andre avtaler mellom partene, går denne avtalen foran når det gjelder behandling av personopplysninger.

3.2

Ved motstrid mellom avtalen og vedleggene går avtaleteksten foran, med unntak av opplysningene i vedleggene om selve behandlingen.

4.Inngåelse og varighet

4.1

Avtalen inngås ved at kunden aksepterer vilkårene for Ramonor Solution, for eksempel ved å godta et tilbud eller en ordrebekreftelse som viser til vilkårene. Det trengs ingen egen underskrift. Ramonor oppbevarer dokumentasjon på aksepten, for eksempel e-posten der kunden aksepterer, med dato og hvilken versjon av avtalen kunden har akseptert.

4.2

Avtalen gjelder så lenge Ramonor behandler personopplysninger på vegne av kunden. Den opphører først når opplysningene er slettet eller levert tilbake etter punkt 14.

4.3

Avtalen kan ikke sies opp for seg mens kunden bruker tjenesten, med unntak av oppsigelse etter punkt 13. Sies vilkårene for tjenesten opp, gjelder avtalen til punkt 14 er gjennomført.

5.Kundens plikter som behandlingsansvarlig

5.1

Kunden er ansvarlig for at behandlingen har et gyldig behandlingsgrunnlag etter personvernforordningen artikkel 6.

5.2

Kunden skal informere sjåførene og kontaktpersonene om behandlingen, slik personvernforordningen artikkel 13 og 14 krever, før opplysningene registreres i tjenesten. Siden som lenken i meldingene til sjåførene åpner, har lenke til Ramonors personvernerklæring, men det fritar ikke kunden fra informasjonsplikten.

5.3

Kunden skal bare registrere de opplysningene som trengs for tjenesten. Kunden skal gi riktige opplysninger og holde listen over biler og sjåfører oppdatert. Opplysninger om sjåfører som slutter, eller biler som ikke lenger skal følges opp, skal kunden fjerne eller be Ramonor fjerne.

5.4

Kunden skal ikke registrere særlige kategorier av personopplysninger (for eksempel helseopplysninger) eller opplysninger om straffbare forhold. Når kunden oppgir at en sjåfør ikke er tilgjengelig, skal bare tidsrommet oppgis, ikke årsaken.

5.5

Kunden skal ikke bruke opplysninger fra tjenesten om når en sjåfør har åpnet en lenke eller svart, til kontroll av den ansatte eller til andre formål enn å få bilen til kontroll. Hvis kunden ønsker å bruke opplysningene på en annen måte, er kunden selv ansvarlig for at reglene om kontrolltiltak i arbeidsmiljøloven kapittel 9 følges.

5.6

Registrerer kunden sjåfører som ikke er ansatt hos kunden, for eksempel innleide, er kunden ansvarlig for at også denne behandlingen har grunnlag og at sjåførene får informasjon.

6.Instrukser og formålsbegrensning

6.1

Ramonor behandler personopplysningene bare etter dokumenterte instrukser fra kunden, med mindre noe annet kreves etter EØS-retten eller norsk rett. I så fall skal Ramonor informere kunden om kravet før behandlingen starter, med mindre loven forbyr det av viktige samfunnshensyn.

6.2

Kundens instrukser er:

denne avtalen med vedlegg og vilkårene for tjenesten,
innstillingene kunden velger eller ber Ramonor registrere, som foretrukne verksteder, prisramme for kontrollen, tidsvindu for timen, hvem som skal varsles og om kundens ansvarlige skal varsles når en sjåfør ikke svarer,
standardinnstillingene i Vedlegg II, så langt kunden ikke har valgt noe annet, og
skriftlige beskjeder fra kundens kontaktperson, for eksempel på e-post.

6.3

Kunden kan gi nye eller endrede instrukser mens avtalen løper. Instruksene skal alltid være dokumentert. Hvis en instruks krever mer enn det tjenesten omfatter, kan Ramonor kreve at partene først blir enige om omfang og pris.

6.4

Ramonor skal straks si fra til kunden hvis Ramonor mener at en instruks er i strid med personvernforordningen eller andre personvernregler.

6.5

Ramonor behandler opplysningene bare for de formålene som står i Vedlegg II. Ramonor bruker ikke opplysningene til egne formål, som markedsføring, salg til andre eller utvikling av andre tjenester.

7.Sikkerhet og taushetsplikt

7.1

Ramonor skal minst gjennomføre de tekniske og organisatoriske tiltakene som står i Vedlegg III, for å sikre opplysningene. Det omfatter vern mot brudd på sikkerheten som fører til at opplysningene ved et uhell eller ulovlig blir ødelagt, går tapt, blir endret, blir utlevert eller blir gjort tilgjengelige for uvedkommende. Ved vurderingen av hvilket sikkerhetsnivå som er riktig, tar partene hensyn til den tekniske utviklingen, kostnadene, behandlingens art, omfang, sammenheng og formål og risikoen for de registrerte.

7.2

Ramonor kan endre tiltakene i Vedlegg III, men endringene skal ikke gi et lavere sikkerhetsnivå enn det som er beskrevet der.

7.3

Ramonor gir bare tilgang til opplysningene for personer som trenger det for å levere tjenesten, holde den i drift eller følge opp avtalen. Disse personene har taushetsplikt, enten etter avtale eller etter lov. Taushetsplikten gjelder også etter at avtalen er opphørt.

7.4

Hvis Ramonor oppdager at kunden har registrert særlige kategorier av personopplysninger eller opplysninger om straffbare forhold, sier Ramonor fra til kunden. Ramonor kan da slette eller skjule opplysningene etter avtale med kunden.

8.Dokumentasjon og revisjon

8.1

Ramonor skal svare raskt og på en hensiktsmessig måte på spørsmål fra kunden om behandlingen etter avtalen.

8.2

Ramonor skal gjøre tilgjengelig all informasjon som trengs for å vise at pliktene i avtalen og i personvernforordningen artikkel 28 er oppfylt. Det omfatter denne avtalen med vedlegg, en oppdatert liste over underleverandører og underleverandørenes egne revisjonsrapporter og sertifiseringer, så langt underleverandøren gjør dem tilgjengelige for Ramonor.

8.3

Hvis informasjonen etter punkt 8.2 ikke er nok, kan kunden kreve revisjon av Ramonors behandling, også inspeksjon. Revisjon kan kreves høyst én gang per kalenderår, med minst 30 dagers skriftlig varsel. Grensen gjelder ikke når det er grunn til å tro at avtalen er brutt, etter et brudd på personopplysningssikkerheten, eller når Datatilsynet krever det.

8.4

Revisjonen kan gjennomføres av kunden eller av en uavhengig revisor som kunden velger, og som har taushetsplikt. Revisjonen skal gjennomføres i vanlig arbeidstid, uten urimelig forstyrrelse av Ramonors drift og uten innsyn i andre kunders opplysninger. Revisjon hos underleverandørene skjer gjennom underleverandørenes egne rapporter og revisjonsordninger.

8.5

Kunden dekker egne kostnader ved revisjonen. Rimelige kostnader for Ramonors egen tid dekkes av kunden etter avtale på forhånd, med mindre revisjonen viser at Ramonor vesentlig har brutt avtalen.

8.6

Partene skal gi informasjonen i dette punktet, også resultatet av revisjoner, til Datatilsynet når tilsynet ber om det.

9.Underleverandører

9.1

Kunden gir Ramonor generell forhåndsgodkjenning til å bruke underleverandører (underdatabehandlere). Underleverandørene som er godkjent når avtalen inngås, står i Vedlegg IV og på siden Underleverandører.

9.2

Ramonor skal varsle kunden skriftlig minst 30 dager før en ny underleverandør tas i bruk eller en underleverandør byttes ut. Varselet skal si hvem underleverandøren er, hva den skal gjøre, hvilke opplysninger den får, og hvor de behandles. Det samme gjelder før en underleverandør som står som planlagt i Vedlegg IV, tas i bruk.

9.3

Kunden kan protestere skriftlig innen 14 dager etter varselet, hvis kunden har en saklig grunn knyttet til personvernet. Partene skal da prøve å finne en løsning. Finner de ingen løsning, kan kunden si opp avtalen og vilkårene for tjenesten uten oppsigelsestid, med virkning fra endringen trer i kraft. Kunden får da tilbake forskuddsbetalt vederlag for tiden etter at avtalen opphører.

9.4

Må en underleverandør byttes ut raskt for å verne opplysningene eller holde tjenesten i drift, kan Ramonor gjøre det med kortere varsel. Kunden skal da varsles så snart som mulig og har den samme retten til å protestere som etter punkt 9.3.

9.5

Ramonor skal ha en skriftlig avtale med hver underleverandør som gir underleverandøren de samme personvernpliktene som Ramonor har etter denne avtalen, også krav til sikkerhet. Kunden kan be om en kopi av avtalen. Underleverandørenes databehandleravtaler er lenket i Vedlegg IV.

9.6

Ramonor er fullt ansvarlig overfor kunden for at underleverandørene oppfyller sine plikter. Ramonor skal varsle kunden hvis en underleverandør ikke oppfyller pliktene sine etter avtalen med Ramonor.

9.7

Underleverandørene kan selv bruke underleverandører, etter sine databehandleravtaler. Listene over disse er lenket i Vedlegg IV. Den generelle forhåndsgodkjenningen omfatter også disse, så lenge underleverandøren har de samme pliktene som etter punkt 9.5.

9.8

Microsoft 365 (kalenderintegrasjon) er ikke underleverandør til Ramonor. Tjenesten brukes bare hvis kunden selv velger det, og da i kundens eget miljø og etter kundens egen avtale med leverandøren.

10.Overføring til land utenfor EØS

10.1

Ramonor overfører bare personopplysninger til land utenfor EØS etter dokumenterte instrukser fra kunden, eller når det kreves etter EØS-retten eller norsk rett. Overføringen skal oppfylle kravene i personvernforordningen kapittel V. Tilgang fra et land utenfor EØS regnes også som overføring.

10.2

Databasen ligger i EU. Flere av underleverandørene er amerikanske selskaper, og enkelte opplysninger, som logger, driftsdata og opplysninger om e-poster som er sendt, behandles eller lagres i USA. Grunnlaget for hver overføring står i Vedlegg IV. Kunden instruerer Ramonor om å bruke disse underleverandørene, med de overføringene som står der.

10.3

Overføring til USA bygger på EU-kommisjonens beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå for EU-US Data Privacy Framework (gjennomføringsbeslutning (EU) 2023/1795), som gjelder i Norge gjennom EØS-avtalen. Underleverandørenes databehandleravtaler inneholder i tillegg EUs standardkontrakter (gjennomføringsbeslutning (EU) 2021/914), som gjelder hvis beslutningen faller bort. Kunden godtar at Ramonor bruker standardkontraktene på denne måten.

10.4

Endres grunnlaget for en overføring, eller faller det bort, skal Ramonor varsle kunden uten ugrunnet opphold og sammen med kunden finne et nytt grunnlag eller stanse overføringen.

11.Bistand til kunden

11.1

Ramonor skal straks videresende til kunden enhver henvendelse fra en registrert som gjelder opplysninger Ramonor behandler for kunden. Ramonor svarer ikke selv på henvendelsen, med mindre kunden har gitt Ramonor fullmakt til det.

11.2

Ramonor skal hjelpe kunden med å oppfylle de registrertes rettigheter etter personvernforordningen kapittel III, for eksempel innsyn, retting, sletting og begrensning. Ramonor henter ut, retter eller sletter opplysningene etter kundens instruks, så raskt at kunden kan svare innen fristene i artikkel 12.

11.3

Ramonor skal også hjelpe kunden, ut fra behandlingens art og den informasjonen Ramonor har, med å

vurdere personvernkonsekvenser når kunden må gjøre det (artikkel 35),
rådføre seg med Datatilsynet før behandlingen, når det kreves (artikkel 36),
sørge for at opplysningene er riktige og oppdaterte, blant annet ved å si fra til kunden uten ugrunnet opphold hvis Ramonor oppdager at opplysninger er feil eller utdaterte,
oppfylle kravene til sikkerhet (artikkel 32) og varsling av brudd (artikkel 33 og 34), se punkt 7 og 12.

11.4

Bistand etter dette punktet inngår i prisen for tjenesten. Ber kunden om bistand som går vesentlig ut over det som er vanlig, kan Ramonor kreve dekket rimelige kostnader etter avtale på forhånd. Bistand ved brudd på sikkerheten som skyldes Ramonor eller Ramonors underleverandører, er alltid uten ekstra kostnad.

12.Brudd på personopplysningssikkerheten

12.1

Ramonor skal varsle kunden uten ugrunnet opphold, og senest 48 timer etter at Ramonor ble kjent med det, når det har skjedd et brudd på personopplysningssikkerheten som gjelder opplysninger Ramonor behandler for kunden. Varselet sendes på e-post til kundens kontaktperson.

12.2

Varselet skal minst inneholde

en beskrivelse av bruddet, også hvilke kategorier og omtrent hvor mange registrerte og opplysninger det gjelder, så langt det er mulig,
navn og kontaktopplysninger til kontaktpunktet hos Ramonor,
de sannsynlige konsekvensene av bruddet, og
tiltakene Ramonor har satt i verk eller foreslår for å håndtere bruddet og begrense skadene.

Er ikke alle opplysningene kjent med en gang, gir Ramonor dem etter hvert som de blir kjent, uten ugrunnet opphold.

12.3

Ramonor skal hjelpe kunden med å melde bruddet til Datatilsynet innen fristen på 72 timer i personvernforordningen artikkel 33, og med å varsle de registrerte når artikkel 34 krever det.

12.4

Ramonor skal straks sette i verk rimelige tiltak for å stanse bruddet og begrense skadene, og skal dokumentere bruddet, virkningene og tiltakene.

12.5

Ramonor varsler ikke Datatilsynet eller de registrerte på vegne av kunden uten at kunden har bedt om det, med mindre loven krever det.

13.Brudd på avtalen og oppsigelse

13.1

Hvis Ramonor bryter avtalen, kan kunden instruere Ramonor om å stanse behandlingen til avtalen blir fulgt igjen eller avtalen opphører. Ramonor skal straks si fra hvis Ramonor av en eller annen grunn ikke kan følge avtalen.

13.2

Kunden kan si opp avtalen med umiddelbar virkning hvis

behandlingen er stanset etter punkt 13.1 og avtalen ikke blir fulgt igjen innen rimelig tid, og senest innen én måned,
Ramonor vesentlig eller gjentatte ganger bryter avtalen eller personvernforordningen, eller
Ramonor ikke følger en endelig avgjørelse fra en domstol eller fra Datatilsynet om pliktene sine etter avtalen eller personvernforordningen.

13.3

Ramonor kan si opp avtalen med umiddelbar virkning hvis kunden fastholder en instruks som Ramonor har sagt fra om at er ulovlig etter punkt 6.4, etter at kunden er gjort kjent med det.

13.4

Sier en av partene opp denne avtalen etter dette punktet, kan den samme parten si opp vilkårene for tjenesten med samme virkning. Uten databehandleravtale kan tjenesten ikke leveres.

14.Sletting og tilbakelevering

14.1

Mens avtalen løper, sletter eller anonymiserer Ramonor opplysningene etter lagringstidene i Vedlegg II. Lagringstidene er kundens instruks, og kunden kan be om kortere lagringstid.

14.2

Når kundeforholdet opphører, skal Ramonor slette eller anonymisere alle personopplysninger som er behandlet for kunden, senest 90 dager etter opphøret. Ber kunden om det innen 30 dager etter opphøret, leverer Ramonor først en kopi av opplysningene i et vanlig, maskinlesbart format. Lagringstidene i Vedlegg II gjelder ikke lenger enn dette.

14.3

Kopier i sikkerhetskopiene hos databaseleverandøren slettes når perioden for gjenoppretting løper ut, jf. Vedlegg III. Fram til da er kopiene vernet etter denne avtalen og brukes bare til gjenoppretting.

14.4

Plikten til å slette gjelder ikke opplysninger Ramonor må oppbevare etter lov, for eksempel regnskapsmateriale etter bokføringsloven (5 år etter utgangen av regnskapsåret). Den gjelder heller ikke revisjonsloggen og bestillingshistorikken, som Ramonor fører som behandlingsansvarlig for å sikre tjenesten og dokumentere at avtalen er oppfylt. Disse kan inneholde henvisninger til sjåfører og kontaktpersoner og lagres i 3 år etter hendelsen som er logget. Ramonor bruker dem ikke til andre formål.

14.5

Ramonor skal bekrefte skriftlig overfor kunden at slettingen er gjennomført, når kunden ber om det.

15.Ansvar

15.1

Hver part er ansvarlig overfor de registrerte etter personvernforordningen artikkel 82. Denne avtalen begrenser ikke de registrertes rettigheter.

15.2

Mellom partene gjelder ansvarsreglene i vilkårene, også ansvarsbegrensningen, så langt annet ikke følger av ufravikelig lov. Begrensningene gjelder ikke hvis Ramonor har opptrådt grovt uaktsomt eller med forsett.

15.3

Hver part bærer selv overtredelsesgebyr som Datatilsynet eller en annen myndighet ilegger parten. Gebyret kan ikke kreves dekket av den andre parten.

16.Endringer

16.1

Ramonor kan endre avtalen med 30 dagers skriftlig varsel. Hvis kunden ikke godtar endringen, kan kunden si opp vilkårene for tjenesten med virkning fra endringen trer i kraft.

16.2

Endringer som kreves etter lov, av Datatilsynet eller av en domstol, kan gjøres med kortere varsel. Endringer i listen over underleverandører følger punkt 9.

16.3

Hver versjon av avtalen er merket med versjonsnummer og dato. Kunden kan be om å få tilsendt den versjonen kunden har akseptert.

17.Lovvalg og verneting

17.1

Avtalen reguleres av norsk rett.

17.2

Tvister skal først søkes løst ved forhandlinger. Fører ikke forhandlingene fram, avgjøres tvisten av de ordinære domstolene, med Sør-Rogaland tingrett som avtalt verneting.

Vedlegg I: Partene

Behandlingsansvarlig

Navn, organisasjonsnummer og adresse: Kunden, slik den er oppgitt i tilbudet eller ordrebekreftelsen kunden har akseptert, og registrert i tjenesten.
Kontaktperson: Kundens primærkontakt i tjenesten, med mindre kunden skriftlig oppgir en annen kontaktperson for personvern.
Rolle: Behandlingsansvarlig

Databehandler

Navn: Ramonor Solutions AS
Organisasjonsnummer: 938 247 951, Foretaksregisteret
Adresse: Sandvedmarka 34, 4318 Sandnes, Norge
Kontakt for personvern: kontakt@ramonor.com, telefon 921 10 002
Rolle: Databehandler

Inngåelse

Avtalen er akseptert elektronisk sammen med vilkårene for Ramonor Solution, jf. punkt 4.1. Dato for aksept og versjon av avtalen registreres hos Ramonor.

Vedlegg II: Beskrivelse av behandlingen

Gjenstand og formål

Ramonor leverer tjenesten Ramonor Solution til kunden. Formålet med behandlingen er å følge med på fristen for periodisk kontroll, bestille time hos verksted, avtale timen med sjåføren og dokumentere resultatet.

Ramonor bestiller timer etter fullmakten i vilkårene. Kunden gir Ramonor fullmakt til å bestille periodisk kontroll hos godkjente verksteder i kundens navn, innenfor rammene kunden har satt.

Kategorier av registrerte

Kundens ansatte og andre som kjører kundens biler (sjåfører).
Kundens kontaktpersoner, som bilansvarlig og primærkontakt, når de mottar varsler og følger opp biler som en del av tjenesten.

Kategorier av personopplysninger

Om sjåfører:

navn, mobilnummer, e-post og ønsket varslingskanal,
tider som passer, og tidsrom der sjåføren ikke er tilgjengelig, uten årsak,
hvilken bil sjåføren har ansvaret for, og i hvilken periode,
timeavtaler (tid, verksted og adresse),
meldinger som er sendt til sjåføren, med leveringsstatus (sendt, levert eller i retur),
svar på timeforespørsler: bekreftet eller ønsker ny tid, med eventuell begrunnelse og ønskede tider,
om og når sjåføren har åpnet lenken i meldingen, og hvor mange ganger,
adressen i kundens Microsoft 365, bare hvis kunden har valgt kalenderintegrasjon.

Om kontaktpersoner:

navn, stilling, e-post, mobilnummer, rolle (for eksempel bilansvarlig) og om og hvordan de skal varsles,
meldinger som er sendt til dem, med leveringsstatus,
hvem som har gitt fullmakt til timebestilling, og hvem som har overtatt oppfølgingen etter en underkjent kontroll.

Om kundens biler, som er personopplysninger når de kan knyttes til en sjåfør:

registreringsnummer, merke, modell og andre tekniske opplysninger,
kontrollfrist og dato for sist godkjente kontroll,
kontrollresultat (godkjent eller ikke, mangler, eventuelt bruksforbud og kontrollorgan) og kontrollseddel.

Ramonor henter ikke opplysninger om hvem som eier bilen.

Særlige kategorier av personopplysninger

Ingen. Tjenesten er ikke laget for særlige kategorier av personopplysninger eller opplysninger om straffbare forhold, se punkt 5.4 og 7.4.

Behandlingens art

Registrering av opplysninger som kunden oppgir, i skjema, billiste eller fil.
Oppslag hos Statens vegvesen på registreringsnummeret, for å hente kontrollfrist og tekniske opplysninger.
Lagring, sammenstilling og visning i tjenesten.
Timeforespørsel til godkjente verksteder i kundens navn.
Utsending av meldinger med e-post (og SMS når det tas i bruk, se Vedlegg IV), og mottak av svar via sikre lenker.
Kalenderinvitasjoner, og kalenderhendelser i kundens Microsoft 365 hvis kunden har valgt det.
Lagring av kontrollresultat og kontrollseddel.
Sletting og anonymisering.

Mottakere

Godkjente verksteder får kundens navn, bilens registreringsnummer, merke, modell og kjøretøyklasse, kontrollfristen og forslag til tider. Verkstedene får ingen opplysninger om sjåføren.
Statens vegvesen får registreringsnummeret ved oppslag.
Sjåfører og kontaktpersoner får meldinger om timer og resultater for bilene de har ansvaret for.
Underleverandørene i Vedlegg IV.

Standardinnstillinger

Når kunden ikke har valgt noe annet, gjelder disse innstillingene som kundens instruks, jf. punkt 6.2:

Ramonor foreslår godkjente verksteder nær kundens kontor.
Har sjåføren ikke svart innen 2 arbeidsdager, får kundens ansvarlige en melding med sjåførens navn, bilens registreringsnummer og tid og sted for timen. Kunden kan be om at dette slås av.
Ramonor registrerer om og når sjåføren har åpnet lenken, for å kunne følge opp meldinger som ikke er sett. Kunden får ikke se disse tidspunktene, bare om timen er bekreftet.

Hyppighet og varighet

Behandlingen skjer løpende så lenge kunden bruker tjenesten, og fram til opplysningene er slettet eller levert tilbake etter punkt 14.

Lagringstid

Opplysninger	Lagringstid
Sjåfører og kontaktpersoner hos kunden	Så lenge kundeforholdet varer. Anonymiseres eller slettes innen 90 dager etter at sjåføren er fjernet eller kunden har avsluttet avtalen.
Meldinger som er sendt (innhold og mottaker)	24 måneder etter utsending. Når kundeforholdet opphører, slettes eller anonymiseres de senest 90 dager etter opphøret.
Svar fra sjåfører (fritekst)	24 måneder etter at svaret ble gitt. Når kundeforholdet opphører, slettes eller anonymiseres de senest 90 dager etter opphøret.
Kontrollsedler og kontrollresultater	3 år etter kontrollen. Når kundeforholdet opphører, slettes eller anonymiseres de senest 90 dager etter opphøret.

Når kundeforholdet opphører, gjelder punkt 14.2: alt slettes eller anonymiseres senest 90 dager etter opphøret, selv om lagringstiden ovenfor er lengre.

Hvor opplysningene behandles

Opplysningene lagres i en database i Frankfurt i Tyskland (EU), og serverfunksjonene kjører også i Frankfurt. Under registrering av en ny kunde kan et utkast med billiste og kontaktopplysninger ligge midlertidig i nettleseren til Ramonors adminbruker, i inntil 30 dager. Underleverandørene og grunnlaget for overføring til USA står i Vedlegg IV.

Vedlegg III: Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak

Tiltakene nedenfor er de som er i bruk i dag. Ramonor kan forbedre dem, men ikke svekke dem, jf. punkt 7.2.

Kryptering under overføring

All trafikk til nettsiden, adminpanelet og lenkesidene går kryptert over https.
Forbindelsen mellom serverfunksjonene og databasen er kryptert. Databaseleverandøren tar bare imot krypterte forbindelser.

Lagring

Databasen ligger i EU (Frankfurt). Databaseleverandøren krypterer lagringen etter sine vilkår.
Hemmelige nøkler til integrasjoner krypteres i tillegg av tjenesten med AES-256-GCM.
Kontrollsedler lagres privat i databasen, uten offentlig adresse.

Tilgangsstyring

Adminpanelet krever innlogging. Uinnloggede brukere sendes til innloggingssiden, og hver handling sjekker brukerens rolle (administrator eller operatør) i tjenesten.
Bare administratorer kan se revisjonsloggen, slette henvendelser og endre integrasjoner.
Passord lagres bare som hash med argon2id. Selve passordet lagres ikke.
Innloggingen bruker et tilfeldig token i en informasjonskapsel som er beskyttet mot skript (httpOnly, Secure og SameSite). Bare en hash av tokenet lagres. Økten avsluttes etter 12 timer uten aktivitet og senest etter 7 dager, og alle logges ut når passordet byttes.
Skjemaer i adminpanelet har innebygd vern mot forfalskede forespørsler fra andre nettsteder (CSRF).
Bare personer hos Ramonor som trenger det for å levere tjenesten, får tilgang, og de har taushetsplikt, jf. punkt 7.3.

Sikre lenker for sjåfører og verksteder

Sjåfører og verksteder svarer via lenker uten innlogging. Lenkene er signerte (HMAC-SHA256) og sjekkes mot databasen hver gang de brukes: formål, utløp, om de er trukket tilbake, og status for timen.
Lenkene er tidsbegrensede. Sjåførlenker slutter å virke 2 dager etter timen, lenker til resultater etter 14 dager, og verkstedlenker ved siste foreslåtte tid og tidligst etter 7 dager. Lenker trekkes tilbake når en time flyttes eller avbestilles.
Å åpne en lenke endrer ikke noe. Bare et aktivt svar blir registrert.
Kontrollsedler kan bare åpnes av innlogget adminbruker, og det logges, eller via en gyldig resultatlenke for det samme resultatet.

Vern mot misbruk

Antall forsøk er begrenset per avsender: blant annet 10 mislykkede innlogginger per 15 minutter, 5 henvendelser per time fra kontaktskjemaet, 30 svar per time via lenker og 60 nedlastinger av dokumenter per time.
Til dette brukes en sikkerhetsnøkkel avledet av IP-adressen. Selve IP-adressen lagres ikke, og nøkkelen slettes etter 24 timer.
Opplastede filer kontrolleres ut fra innholdet. Bare PDF, JPG, PNG og WebP på inntil 10 MB godtas, og filene vises med sikkerhetshoder som hindrer at de kjører kode.
Nettsiden sender sikkerhetshoder som blant annet hindrer innramming på andre nettsteder. Adminpanelet og sidene for sjåfører og resultater mellomlagres ikke og indekseres ikke av søkemotorer.
Kall til eksterne tjenester gjøres bare fra serveren. Automatiske jobber kan bare startes med en hemmelig nøkkel.

Sporbarhet og logging

En revisjonslogg registrerer endringer i kunder, kontakter, sjåfører, biler, timer og resultater, og innlogginger, passordbytter og visning av dokumenter. Bare administratorer kan lese den.
Tekniske logger maskerer automatisk e-post, telefonnummer, adresser, meldingstekst, passord og tokener.

Dataminimering

Oppslag hos Statens vegvesen henter ikke opplysninger om bilens eier.
Verkstedene får ingen opplysninger om sjåføren.
Opplysningene slettes eller anonymiseres etter lagringstidene i Vedlegg II.

Sikkerhetskopier og gjenoppretting

Databaseleverandøren har innebygd tidspunktgjenoppretting. Det betyr at databasen kan settes tilbake til et tidligere tidspunkt innenfor den gjenopprettingsperioden som er valgt for databasen.

Underleverandører

Ramonor bruker bare underleverandører som har databehandleravtale med krav til sikkerhet, se Vedlegg IV.

Vedlegg IV: Underleverandører

Kunden har gitt generell forhåndsgodkjenning til underleverandørene nedenfor, jf. punkt 9.1. Ramonor varsler minst 30 dager før en ny underleverandør tas i bruk eller en underleverandør byttes ut, og før en planlagt underleverandør tas i bruk. Den oppdaterte listen står på siden Underleverandører.

Vercel (i bruk)

Selskap: Vercel Inc., USA
Oppgave: Drift av nettsiden og serverfunksjonene, og automatiske jobber
Opplysninger: Alle opplysninger i tjenesten mens de behandles, og IP-adresser og tekniske data i plattformens logger
Hvor opplysningene behandles: Serverfunksjonene kjører i Frankfurt, Tyskland (region fra1). Nettsidens faste filer leveres fra Vercels globale nettverk. Plattformens logger og driftsdata kan behandles i USA.
Grunnlag for overføring: Vercel Inc. er et amerikansk selskap. Overføring til USA bygger på EU-US Data Privacy Framework og EUs standardkontrakter (2021), som er tatt inn i Vercels databehandleravtale.
Avtaler: Databehandleravtale, underleverandørens egne underleverandører

Neon (i bruk)

Selskap: Databricks, Inc. (Neon), USA
Oppgave: Database, også lagring av kontrollsedler
Opplysninger: Alle lagrede opplysninger i tjenesten
Hvor opplysningene behandles: Frankfurt, Tyskland (EU)
Grunnlag for overføring: Opplysningene lagres i EU. Databricks er et amerikansk selskap. Eventuell tilgang fra USA, for eksempel ved drift og feilsøking, bygger på EU-US Data Privacy Framework og EUs standardkontrakter (2021) i Databricks' databehandleravtale.
Avtaler: Databehandleravtale, underleverandørens egne underleverandører

Resend (i bruk)

Selskap: Plus Five Five, Inc., USA
Oppgave: Utsending av e-post og registrering av leveringsstatus
Opplysninger: Mottakerens navn og e-postadresse, meldingens innhold og vedlegg (kalenderfil) og leveringsstatus
Hvor opplysningene behandles: E-post sendes fra EU-regionen eu-west-1 i Irland. Kontodata, logger og opplysninger om e-postene lagres i USA.
Grunnlag for overføring: Plus Five Five, Inc. er et amerikansk selskap. Overføring til USA bygger på EU-US Data Privacy Framework og EUs standardkontrakter (2021) i Resends databehandleravtale.
Avtaler: Databehandleravtale, underleverandørens egne underleverandører

Twilio (planlagt)

Selskap: Twilio Ireland Limited (i konsern med Twilio Inc.), Irland og USA
Oppgave: Utsending av SMS
Opplysninger: Mottakerens mobilnummer og meldingens innhold, og leveringsstatus
Hvor opplysningene behandles: Avklares før bruk. Ramonor vil bruke Twilios EU-region i Irland der det er mulig.
Grunnlag for overføring: Avtaleparten for kunder i EØS er Twilio Ireland Limited. Morselskapet Twilio Inc. er amerikansk. Overføring til USA bygger på EU-US Data Privacy Framework, Twilios bindende virksomhetsregler (BCR) og EUs standardkontrakter i Twilios databehandleravtale.
Merknad: Ikke i bruk ennå. Kundene får varsel før Twilio tas i bruk.
Avtaler: Databehandleravtale, underleverandørens egne underleverandører

Ikke underleverandører

Microsoft 365 (kalenderintegrasjon): Brukes bare hvis kunden selv velger at avtaler skal legges direkte i sjåførens kalender. Ramonor skriver da kalenderhendelser i kundens egen Microsoft 365 (kundens tenant), og kundens egen avtale med Microsoft gjelder.
Statens vegvesen, Brønnøysundregistrene og Kartverket er datakilder som Ramonor henter offentlige opplysninger fra. De behandler ikke opplysninger på vegne av Ramonor.
Verkstedene tar imot timeforespørsler som selvstendige virksomheter og er ikke underleverandører.