Vilkår for Ramonor Solution

Leverandør er Ramonor Solutions AS, org.nr. 938 247 951, registrert i Foretaksregisteret, Sandvedmarka 34, 4318 Sandnes («Ramonor»). Ramonor leverer tjenesten under merkenavnet Ramonor Solution («tjenesten»).

Kunden er foretaket som er oppgitt med navn og organisasjonsnummer i tilbudet eller ordrebekreftelsen fra Ramonor («kunden»).

Ramonor Solution tilbys bare næringsdrivende. Tjenesten tilbys ikke forbrukere. Kunden bekrefter ved avtaleinngåelsen at tjenesten skal brukes i kundens næringsvirksomhet. Et enkeltpersonforetak kan være kunde når avtalen inngås for virksomheten. Regler som bare gjelder ved kjøp til forbrukere, som angrerettloven, gjelder ikke for avtalen.

Avtalen er inngått når kunden skriftlig har akseptert et tilbud fra Ramonor. Aksept på e-post er tilstrekkelig. Tilbudet viser til disse vilkårene, og Ramonor sender vilkårene som lenke eller vedlegg slik at kunden kan lagre og skrive dem ut.

Den som aksepterer tilbudet på vegne av kunden, bekrefter at vedkommende har myndighet til å inngå avtalen for kunden.

Avtalen består av disse dokumentene. Ved motstrid gjelder de i denne rekkefølgen:

1. Databehandleravtalen, i spørsmål om behandling av personopplysninger.
2. Særlige avtaler i tilbudet eller ordrebekreftelsen, for eksempel pris og oppstartsdato.
3. Disse vilkårene, med fullmakten i punkt 5.

Vilkårene gjelder i den versjonen som er publisert på denne siden da kunden aksepterte tilbudet, med senere endringer etter punkt 13. Ramonor oppbevarer tidligere versjoner og sender dem til kunden på forespørsel.

Tjenesten skal sørge for at kundens biler blir bestilt til periodisk kontroll (EU-kontroll) før fristen. For bilene på kundens billiste gjør Ramonor dette:

• henter kontrollfristen fra Statens vegvesens kjøretøyregister og følger med på den
• finner verksteder som er godkjent for periodisk kontroll, og prioriterer kundens foretrukne verksteder
• sender timeforespørsel til verkstedet og bestiller time i kundens navn etter fullmakten i punkt 5
• gir sjåføren beskjed om tid og sted, med kalenderfil og en lenke for å bekrefte timen eller be om ny tid
• varsler kundens ansvarlige kontaktperson hvis sjåføren ikke har svart innen 2 arbeidsdager, med mindre kunden har bedt om noe annet
• registrerer kontrollresultatet og kontrollseddelen, og varsler kundens ansvarlige kontaktperson hvis bilen ikke blir godkjent

Beskjeder sendes i dag på e-post. Beskjed på SMS inngår først når Ramonor har tatt SMS i bruk og varslet kunden. At timen legges direkte i sjåførens kalender i Microsoft 365, inngår bare hvis kunden selv velger det og gir tilgang i sin egen Microsoft 365. Kundens egen avtale med Microsoft gjelder for den delen.

Dette inngår ikke i tjenesten:

• reparasjon eller utbedring av feil som blir funnet ved kontrollen
• bestilling av etterkontroll etter underkjent kontroll, med mindre kunden ber om det i det enkelte tilfellet
• verkstedets pris for kontrollen, som kunden betaler direkte til verkstedet (punkt 6)
• vurdering av bilens tekniske tilstand, eller av om bilen er trygg å kjøre
• garanti for at et verksted har ledig time innen fristen, eller for at bilen blir godkjent
• levering og henting av bilen hos verkstedet

Ramonor skal holde tjenesten tilgjengelig og stabil, men garanterer ikke bestemt oppetid. Planlagt vedlikehold legges så langt det er mulig til tider med lite bruk. Ramonor varsler kunden ved driftsavbrudd som kan påvirke bestillinger.

Ramonor kan videreutvikle og endre tjenesten, så lenge det ikke svekker innholdet i punkt 3.1 vesentlig. Vesentlige endringer i tjenestens innhold varsles etter punkt 13.

Kunden skal gi riktige opplysninger og holde listen over biler og sjåfører oppdatert. Kunden skal gi beskjed uten ugrunnet opphold når biler kommer til eller går ut, når en bil får ny sjåfør, og når opplysninger om sjåfører, kontaktpersoner eller rammene i punkt 5.3 endres.

Kunden skal bare registrere biler som kunden eier eller disponerer. For leasede biler og andre biler som er registrert på en annen eier, er det kunden som er Ramonors avtalepart. Kunden sørger selv for at kunden etter avtalen med eieren kan bestille periodisk kontroll for bilen.

Kunden skal informere egne ansatte, sjåfører og kontaktpersoner om at opplysninger om dem behandles i tjenesten, før opplysningene registreres. Kunden kan vise til personvernerklæringen.

Når kunden oppgir tider som ikke passer eller fravær for en sjåfør, skal kunden bare oppgi tidsrommet, ikke årsaken. Kunden skal ikke registrere opplysninger om helse eller andre særlige kategorier av personopplysninger i tjenesten.

Kunden skal bruke opplysninger om sjåførenes svar bare til å følge opp timen. Opplysningene skal ikke brukes til kontroll av de ansatte eller som grunnlag for tiltak overfor den enkelte ansatte.

Kunden skal sørge for at bilen blir levert til verkstedet til avtalt tid, og skal oppgi minst én ansvarlig kontaktperson som kan nås og som følger opp varsler fra Ramonor.

Lenker som Ramonor sender til kunden eller sjåførene, er personlige. Kunden skal ikke dele dem med andre enn dem lenken gjelder.

Kunden gir Ramonor fullmakt til å bestille periodisk kontroll hos godkjente verksteder i kundens navn, innenfor rammene kunden har satt. En bestilling Ramonor gjør i kundens navn innenfor fullmakten, binder kunden direkte overfor verkstedet, jf. avtaleloven § 10.

Fullmakten gjelder bare bestilling av periodisk kontroll for biler på kundens billiste, og etterkontroll når kunden ber om det i det enkelte tilfellet. Fullmakten gir ikke rett til å bestille reparasjon, deler eller annet arbeid, eller til å godta tilbud om slikt arbeid fra verkstedet.

Rammene for fullmakten er foretrukne verksteder, prisramme for kontrollen og tidsvindu for timen. Kunden setter rammene ved oppstart og kan endre dem skriftlig når som helst. Finner Ramonor ikke ledig time innenfor rammene før fristen, spør Ramonor kunden før det bestilles time utenfor rammene.

Kunden velger om Ramonor skal bestille time uten å spørre først (automatisk bestilling), eller om kunden skal godkjenne hver bestilling. Automatisk bestilling krever at en person med myndighet hos kunden har gitt skriftlig samtykke. Ramonor registrerer hvem som ga samtykket, og når. Har kunden ikke valgt automatisk bestilling, bestiller Ramonor bare etter at kunden har godkjent den enkelte bestillingen.

Timeforespørselen til verkstedet opplyser om at Ramonor bestiller på vegne av kunden, og inneholder kundens navn, bilens registreringsnummer, merke, modell og kjøretøyklasse, kontrollfristen og forslag til tider. Opplysninger om sjåføren sendes ikke til verkstedet.

Avtalen om kontrollen inngås mellom kunden og verkstedet. Ramonor er ikke part i den. Verkstedets vilkår for pris, avbestilling og manglende oppmøte gjelder mellom kunden og verkstedet. Ramonor opplyser kunden om verkstedets avbestillingsvilkår når Ramonor kjenner dem.

Gebyr for avbestilling eller manglende oppmøte betales av kunden. Skyldes gebyret feil fra Ramonor, dekker Ramonor gebyret innenfor ansvarstaket i punkt 9.5. Unntaket for gebyrer i punkt 9.6 gjelder ikke slike gebyrer.

Kunden kan endre eller trekke tilbake fullmakten skriftlig når som helst. Endringen gjelder for bestillinger Ramonor gjør etter at meldingen er mottatt. Timer som allerede er bekreftet, står ved lag, men Ramonor hjelper kunden med å avbestille dem hvis kunden ber om det. Fullmakten faller bort når avtalen opphører.

Ramonor bestiller bare hos verksteder som er godkjent av Statens vegvesen for periodisk kontroll. Kundens foretrukne verksteder brukes først.

Verkstedets pris for kontrollen betaler kunden direkte til verkstedet. Verkstedet fakturerer kunden etter sin egen pris og sine egne vilkår. Ramonor tar ikke imot betaling på vegne av verkstedet.

Ramonor er ikke ansvarlig for verkstedets arbeid, for resultatet av kontrollen, for skade på bilen hos verkstedet eller for at verkstedet ikke holder en bekreftet time. Krav om slike forhold rettes mot verkstedet. Holder verkstedet ikke timen, hjelper Ramonor kunden med å finne en ny time.

Vederlaget er en pris per bil per måned. Prisen og eventuelt minstebeløp per måned står i tilbudet. Prisen dekker tjenesten i punkt 3. Verkstedets pris for kontrollen, reparasjoner og annet arbeid på bilen kommer i tillegg.

Prisene er oppgitt uten merverdiavgift. Ramonor er ikke registrert i Merverdiavgiftsregisteret og beregner derfor ikke merverdiavgift. Blir Ramonor registrert, legges merverdiavgift til fra registreringstidspunktet. Ramonor varsler kunden skriftlig før det skjer.

Ramonor fakturerer månedlig forskuddsvis. Vederlaget regnes ut fra antall biler på billisten den første dagen i måneden. Biler som legges til i løpet av måneden, faktureres fra og med neste måned. Biler som fjernes i løpet av måneden, faktureres ut måneden.

Betalingsfristen er 14 dager fra fakturadato. Ramonor sender faktura på e-post eller som elektronisk faktura (EHF).

Ved forsinket betaling påløper forsinkelsesrente etter forsinkelsesrenteloven. Ramonor kan i tillegg kreve purregebyr og inndrivingskostnader etter inkassoloven og inkassoforskriften.

Innsigelser mot en faktura skal gis skriftlig innen betalingsfristen. Den delen av fakturaen som ikke er omtvistet, skal betales til forfall.

Kunden er behandlingsansvarlig for opplysninger om egne ansatte, sjåfører og kontaktpersoner som behandles for å levere tjenesten. Ramonor Solutions AS er databehandler for disse opplysningene og behandler dem bare etter kundens instruks. Databehandleravtalen er en del av avtalen og gjelder fra avtalen er inngått, uten egen signatur.

Ramonor Solutions AS er selv behandlingsansvarlig for henvendelser via nettsiden, kundeforholdet (avtale, fakturering og kontaktpersoner i rollen som kundekontakt), kontaktopplysninger til verksteder, adminbrukere og sikkerhetslogger. Hvordan Ramonor behandler disse opplysningene, står i personvernerklæringen.

Opplysningene kunden registrerer i tjenesten, tilhører kunden. Ramonor bruker dem bare for å levere tjenesten etter avtalen og databehandleravtalen. Ramonor kan bruke statistikk som ikke kan knyttes til kunden eller til enkeltpersoner, for eksempel antall kontroller per måned, til å forbedre tjenesten.

Partene skal holde fortrolig det de får vite om den andre partens forretningsforhold gjennom avtalen. Plikten gjelder ikke opplysninger som er allment kjent, eller som en part må gi fra seg etter lov eller pålegg fra myndighetene. Plikten gjelder også etter at avtalen er opphørt.

Kjøretøyets eier, og den som på eierens vegne har rådighet over kjøretøyet, har fortsatt plikt til å sørge for at kjøretøyet blir kontrollert og godkjent innen fristen, jf. forskrift om periodisk kontroll av kjøretøy § 3. Er kjøretøyet ikke godkjent innen fristen, skal Statens vegvesen ilegge bruksforbud, jf. forskriften § 21. Avtalen flytter ikke denne plikten over til Ramonor. Tjenesten er en hjelp til å oppfylle plikten. Det gjelder også for leasede biler.

Ramonor er ansvarlig for å utføre tjenesten fagmessig. Ramonor svarer for feil i egen utførelse av tjenesten, for eksempel at Ramonor ikke sender timeforespørsel eller beskjed som avtalt.

Ramonor er ikke ansvarlig for tap som skyldes:

• feil eller mangler i opplysninger fra Statens vegvesen eller andre offentlige registre
• feil, mangler eller manglende oppdatering i opplysninger kunden har gitt (punkt 4)
• at det ikke finnes ledig time innen fristen innenfor rammene kunden har satt
• verkstedets forhold (punkt 6.3), eller at sjåføren ikke møter
• at en e-post eller SMS ikke kommer fram av grunner som ligger utenfor Ramonors kontroll, for eksempel feil adresse eller nummer, eller mottakerens filter

Oppdager kunden en feil i tjenesten, skal kunden si fra til Ramonor uten ugrunnet opphold. Ramonor skal rette feilen så raskt det er mulig.

Ingen av partene er ansvarlig for at en plikt ikke blir oppfylt når årsaken ligger utenfor partens kontroll, og parten ikke med rimelighet kunne ha forutsett eller unngått den eller følgene av den. Eksempler er krig, naturkatastrofe, streik, omfattende strømbrudd eller brudd i nett, og driftsbrudd hos Statens vegvesen og andre offentlige registre. Driftsbrudd hos Ramonors underleverandører regnes som force majeure når underleverandøren selv er rammet av et slikt forhold.

Parten som rammes, skal varsle den andre parten uten ugrunnet opphold. Pliktene utsettes så lenge forholdet varer. Varer forholdet i mer enn 30 dager, kan hver av partene si opp avtalen skriftlig med umiddelbar virkning.

Under et driftsbrudd varsler Ramonor kunden om biler med kontrollfrist i perioden, slik at kunden selv kan bestille time. Kundens plikt etter punkt 9.1 gjelder også da.

Ramonor bruker underleverandører til drift av tjenesten. I dag er det Vercel (Vercel Inc.), Neon (Databricks, Inc. (Neon)) og Resend (Plus Five Five, Inc.). Oppdatert liste, med hva hver leverandør gjør og hvor opplysningene behandles, står på siden Underleverandører.

Før Ramonor tar i bruk en ny underleverandør som skal behandle personopplysninger, varsler Ramonor kunden minst 30 dager i forveien. Kunden kan protestere etter reglene i databehandleravtalen. Det gjelder også Twilio, som er planlagt til utsending av SMS.

Ramonor svarer for underleverandørene som for egen utførelse, innenfor rammene i punkt 9 og punkt 10.

Statens vegvesen, Brønnøysundregistrene og Kartverket er offentlige datakilder som Ramonor henter opplysninger fra. De er ikke underleverandører. Se Datakilder og lisenser.

Avtalen løper til den sies opp. Det er ingen bindingstid.

Begge parter kan si opp avtalen med 1 måneds skriftlig varsel. Oppsigelsestiden regnes fra utgangen av den måneden oppsigelsen er mottatt. Oppsigelse på e-post er tilstrekkelig.

Timer som er bekreftet hos verkstedet før avtalen opphører, står ved lag. Ramonor sender kunden en oversikt over dem og over kontrollfristene, slik at kunden selv kan følge opp videre. Etter opphøret sender Ramonor ikke flere beskjeder til kundens sjåfører.

Ber kunden om det innen 30 dager etter opphøret, leverer Ramonor ut kundens opplysninger i et vanlig, maskinlesbart filformat: billiste, sjåfører, kontrollfrister, timer, kontrollresultater og kontrollsedler.

Opplysninger Ramonor behandler på vegne av kunden, blant annet om sjåfører og kontaktpersoner, meldinger, svar, kontrollresultater og kontrollsedler, slettes eller anonymiseres senest 90 dager etter opphøret, jf. databehandleravtalen punkt 14. Ramonor beholder bare dette, som behandlingsansvarlig:

• Revisjonslogg og bestillingshistorikk: 3 år etter hendelsen som er logget
• Regnskapsmateriale (avtaler, fakturaer og fakturagrunnlag): 5 år etter utgangen av regnskapsåret

Begrunnelsen står i personvernerklæringen og i databehandleravtalen.

Ramonor kan endre pris og vilkår med 30 dagers skriftlig varsel. Varselet sendes på e-post til kundens kontaktperson, og den nye versjonen publiseres på denne siden med nytt versjonsnummer og dato.

Godtar ikke kunden endringen, kan kunden si opp avtalen skriftlig med virkning fra den dagen endringen trer i kraft, uten å følge oppsigelsestiden i punkt 12.2.

Endringer som er til fordel for kunden, og endringer som er nødvendige på grunn av lov eller pålegg fra myndighetene, kan tre i kraft tidligere. Ramonor varsler kunden så snart som mulig.

Oppfyller en part ikke sine plikter etter avtalen, skal den andre parten si fra skriftlig uten ugrunnet opphold.

Leverer Ramonor ikke tjenesten som avtalt, skal Ramonor rette forholdet innen rimelig tid. Kunden kan kreve forholdsmessig avslag i vederlaget for den perioden og de bilene feilen gjelder, og erstatning innenfor rammene i punkt 9.

Betaler ikke kunden innen 14 dager etter skriftlig purring, kan Ramonor stanse nye bestillinger til betaling er mottatt. Ramonor varsler kunden før stansen, og opplyser om biler med kontrollfrist i perioden. Timer som allerede er bekreftet, står ved lag. Kundens plikt etter punkt 9.1 gjelder også under stansen.

Ved vesentlig mislighold kan den andre parten heve avtalen med umiddelbar virkning, hvis misligholdet ikke er rettet innen 14 dager etter skriftlig varsel. Betalingsmislighold som varer mer enn 30 dager etter forfall, regnes alltid som vesentlig.

Hever kunden avtalen på grunn av Ramonors mislighold, betaler Ramonor tilbake vederlag som er betalt for tiden etter hevingen. Punkt 12.3 til 12.5 gjelder også ved heving.

Ingen av partene kan overdra rettigheter eller plikter etter avtalen uten skriftlig samtykke fra den andre parten. Samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn.

Ramonor kan likevel overdra avtalen til et selskap i samme konsern, eller til den som overtar virksomheten som leverer tjenesten, når kunden får skriftlig varsel. Kunden kan da si opp avtalen etter punkt 12.2. Ramonor kan også overdra pengekrav etter avtalen.

Avtalen reguleres av norsk rett.

Partene skal først forsøke å løse uenighet ved forhandlinger. Fører ikke det fram, avgjøres tvisten av de alminnelige domstolene, med Sør-Rogaland tingrett som avtalt verneting.